「安全書類って、結局何年取っておけばいいんですか？」
現場からそんな質問をよく受けます。
ファイルを揃えるだけでも大変なのに、保管期間まで書類ごとに違うとなると、正直めんどくさいと感じる方が多いはずです。気持ちはよくわかります。
結論から言います。安全書類の保管期間は、書類の種類によって5年だったり10年だったりします。「まとめて5年」という説明を目にすることもありますが、それだと保管が足りなくなる書類が出てきます。
この記事では、神奈川県秦野市のやさしい行政書士事務所が、根拠となる条文を示しながら、安全書類の保管期間を書類ごとに整理します。神奈川県央エリアで建設業許可をお持ちの事業者様はもちろん、元請から安全書類の提出を求められる下請・一人親方の方にも役立つ内容です。😊
目次
そもそも「安全書類」って何のこと？
まず整理しておきたいのが、「安全書類」は法律で決まった1つの書類の名前ではない、という点です。
現場で「安全書類」「グリーンファイル」と呼ばれているのは、工事現場ごとに元請へ提出する書類の束のことです。中身は元請や現場によって多少違いますが、代表的なものは次のとおりです。
- 施工体制台帳・施工体系図（誰が、どんな体制で工事をしているかの記録）
- 作業員名簿（現場に入る人の名簿）
- 再下請負通知書（下請がさらに外注したときの届出）
- 新規入場者教育の記録、KY活動記録、工事安全衛生計画書 など
⚠️ つまり「安全書類の保管期間」を1つの数字で答えるのは、そもそも無理があります。束の中の書類ごとに、根拠になる法律が違うからです。ここが、この記事でいちばんお伝えしたいポイントです。
安全書類の保管期間｜書類ごとの早見表
まずは全体像です。細かい説明は後述しますので、先に数字だけ確認したい方はこちらをご覧ください。
| 書類 | 保管期間 | 対象になる事業者 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 帳簿（営業所ごとに備える台帳） | 原則5年／住宅を新築する工事は10年 | 建設業許可を持つ事業者全般 | 10年になるのは発注者が宅地建物取引業者でない場合。起算日は後述 |
| 営業に関する図書 （完成図・打合せ記録・施工体系図・見積書・見積前の打合せ記録の5種類＝限定列挙） | 10年 | 立場で対象が変わる 施工体制台帳を作る事業者＝①〜⑤／発注者から直接請け負った事業者＝①②④⑤／下請だけの事業者＝④⑤（詳細は下記） | 帳簿とは別の保存義務 |
| 施工体制台帳 （規則が定める事項の記載部分） | 帳簿の添付書類として5年 （住宅新築は10年／宅建業者が発注者の場合を除く） | 施工体制台帳を作る義務がある事業者 | 添付するのは台帳の全部ではなく所定部分（規則26条2項3号） |
| 作業員名簿・再下請負通知書 | 法令上の定めなし （実務上は施工体制台帳に合わせる） | 台帳を作る事業者とセットで作成 | 規則28条が保存期間を定めているのは帳簿・添付書類・図書 |
| 労働安全衛生法にもとづく書類 （安全教育の記録・健康診断関係など） | 書類によって扱いが異なる | 労働安全衛生法の対象事業者（建設業法とは別の法律） | 社会保険労務士の専門分野 |
根拠：建設業法第40条の3、同法施行規則第26条・第28条（労働安全衛生法系を除く）
帳簿は原則5年、住宅を新築する工事は10年
建設業許可を持つ事業者は、営業所ごとに帳簿を備え付けて保存する義務があります（建設業法第40条の3）。
一般的な経理の帳簿とは別に、建設業法が「これを記載しなさい」と決めている専用の帳簿です。営業所の代表者の氏名、注文者と締結した建設工事の請負契約に関する事項、下請負人と締結した下請契約に関する事項などを記載します（建設業法施行規則第26条第1項）。
保存期間は、工事の目的物を引き渡したときから5年間が原則です（建設業法施行規則第28条第1項）。ただし、発注者と直接契約して住宅を新築する工事に関するものは、10年間の保存が必要です（同項かっこ書＝条文の丸かっこの中に書かれている例外部分です）。
⚠️ ここが見落とされがちです：10年になる「発注者」から宅建業者は除かれます
この10年ルールでいう「発注者」からは、宅地建物取引業者が除かれます。条文の作りが少し変わっていて、除外を定めているのは施行規則第26条第1項第3号のかっこ書きなのですが、そこに「以下この号及び第二十八条において同じ」と書かれているため、保存期間を定めた第28条にもそのまま及びます。
つまり、建売や分譲を手がける宅建業者から直接請け負った住宅新築工事の帳簿は、10年ではなく原則どおり5年です。10年になるのは、施主（個人のお施主様など、宅建業者でない発注者）と直接契約して住宅を新築した場合です。
「5年」だけを覚えていると、住宅新築工事の帳簿を早く処分してしまうリスクがあります。ここが最初の分かれ目です。
実際、経審（公共工事の入札に必要な会社の評価）の受審準備で書類を拝見すると、元請として手掛けた住宅新築工事の帳簿・図書までも、他の帳簿と同じ感覚で5年で処分してしまっているケースを何度か見てきました。
起算日の詳しいルール（例外を含む）は、記事後半の「保管期間はいつから数える？」でまとめて説明します。
「営業に関する図書」は5種類だけ。しかも事業者の立場で対象が変わる
帳簿とは別に、保存が義務づけられているものに「営業に関する図書」があります（建設業法施行規則第26条第5項）。
ここが、安全書類の保管期間でいちばん誤解されやすいポイントです。「図書」にあたる書類は、次の5種類に限定されています（＝ここに挙げた5つ以外の書類は、この「図書」には含まれません）。
- 完成図（工事が終わったときの状態を表した図）
- 発注者との打合せ記録（工事内容について、互いに取り交わしたもの）
- 施工体系図
- 材料費等記載見積書（材料費・労務費などの内訳と、工程ごとの日数を記載した見積書。建設業法20条1項。金額の下限はなく、作成したものが対象です）
- 見積書の内容についての、契約前の「注文者」との打合せ記録（②と同じく、契約の当事者が互いに取り交わしたものに限ります。「注文者」は発注者より広い言葉です）
📋 ②は「発注者」、⑤は「注文者」で、条文の言葉が違います。発注者は工事全体の最初の注文主のこと、注文者はそれより広く「自社に工事を発注した相手」を指します。だから下請にとっての⑤は、発注者ではなく元請（自社の注文者）との打合せ記録になります。
保存期間は、いずれも引渡しから10年間です（同規則第28条第2項）。
ただし、この5種類すべてを保存しなければならないのは、一部の事業者だけです。自社がどの立場かによって、保存すべき範囲が変わります。
| 自社の立場 | 保存すべき「図書」 |
|---|---|
| 施工体制台帳を作る義務がある事業者 | ①〜⑤のすべて（施工体系図を含む） |
| 発注者から直接請け負った事業者（上記以外） | ①②④⑤（施工体系図は対象外） |
| 下請だけの事業者 | ④⑤のみ（見積書を作成した場合。工事の大小は関係ありません） |
つまり、施工体系図の保存が義務になるのは、施工体制台帳を作る義務がある事業者だけです。同じ「元請」でも、台帳の作成義務がない小規模な工事しか受けていない事業者なら、施工体系図は保存義務の対象に入りません。
💡 「グリーンファイルはまとめて何年」という単純化した説明を見かけることがありますが、実際は書類の種類と、自社の立場の両方で対象が変わります。ここを取り違えると、必要な書類を早く処分してしまったり、逆に不要な保存作業に時間をかけてしまったりします。
施工体制台帳は、帳簿の一部として5年（住宅新築は10年）
施工体制台帳は、下請の状況を記録した書類です。作成義務が生じる条件は、民間工事と公共工事で異なります。
- 民間工事：発注者から直接請け負った特定建設業者（下請に出す金額が大きい元請）が、一定額以上の下請契約を結ぶ場合
- 公共工事：金額を問わず、下請契約を1件でも結べば、元請に作成義務が生じます（根拠：建設業法第24条の8、公共工事の入札及び契約の適正化の促進に関する法律〈入札契約適正化法〉第15条による読み替え適用）
対象になる具体的な金額や、作成義務の詳しい判定は、施工体制台帳は必要？5,000万円ラインと公共工事の落とし穴で解説しています。この記事では、保管期間だけ押さえておきましょう。
作成した施工体制台帳は、そのうち施行規則が定める事項が記載された部分（主任技術者・監理技術者の氏名と資格、下請負人の商号や許可番号、その下請工事の内容と工期など）を、帳簿に添付しなければなりません（建設業法施行規則第26条第2項第3号）。台帳の全部を綴じ込む必要はありません。この添付書類の保存期間は帳簿と同じ、5年（住宅を新築する工事は10年。ただし宅建業者が発注者の場合は5年）です。
⚠️ 公共工事を扱う元請は、金額の小さい工事でも台帳の作成・保管が必要になります。「うちは金額が小さいから対象外」と思い込むと、公共工事の分だけ保管漏れが起きることがあります。
実際に、公共工事に参入したばかりの事業者様で、下請を出しているにもかかわらず、工事金額や外注費が小さいことを理由に施工体制台帳を作っていなかった例を見たことがあります。民間工事の基準の感覚のまま、対象外だと思い込んでいたケースです。
また、台帳を作る義務がある事業者は、施工体系図も「営業に関する図書」として10年保存の対象になります（前の見出しで説明したとおりです）。台帳自体は5年（住宅新築10年）、体系図は別に10年、と数字がずれる点を覚えておいてください。
作業員名簿・再下請負通知書も、台帳とあわせて5年が目安
施工体制台帳とセットで作られることが多いのが、作業員名簿と再下請負通知書です。
この2つには、法令上の保存期間が定められているわけではありません。建設業法施行規則第28条が保存期間を定めているのは、帳簿・その添付書類・営業に関する図書の3つだけです。ただし、施工体制台帳に関係する書類として一体で扱う実務が一般的ですので、後日の確認に備えて、施工体制台帳の保管期間に合わせて残しておくのが安全です。それぞれの書式や作成義務については、リンク先の記事で個別に解説していますので、あわせてご確認ください。
元請から提出を求められる、下請・一人親方の方へ
ここまでの保存義務は、建設業許可を持つ事業者に課されるものです。無許可で軽微な工事だけを行う一人親方には、建設業法上の帳簿保存義務そのものはありません。
ただし、現場に入る以上、元請から作業員名簿や再下請負通知書などの提出を求められることは、許可の有無にかかわらずよくあります。その場合、自社に法令上の保存義務が生じるわけではなくても、提出した書類の控えは、元請の保管期間（施工体制台帳なら5年・住宅新築10年、図書なら10年）に合わせて手元に残しておくと、あとで確認を求められたときに困りません。
自社が許可事業者にあたるか、どの書類をどこまで残せばよいか迷う場合は、一度ご相談ください。
「安全書類はまとめて5年」が危ない理由
安全書類の束には、建設業法とはまったく別の法律が根拠になっている書類も混ざっています。ここを見落とすと、「まとめて5年」という説明を鵜呑みにしてしまいます。
たとえば、新規入場者教育の記録や健康診断関係の書類がそれにあたります。これらは労働安全衛生法や関連省令にもとづく書類で、建設業法の「5年・10年」ルールとは別の考え方で扱います。
📋 書類の種類によって保存期間の定め方が異なるため、当事務所（行政書士）が個々の年数を確定的にご案内することはできません。労働安全衛生法にもとづく書類の取り扱いは、社会保険労務士の専門分野にあたります（社会保険労務士法別表第一）。
個別の書類の保存年数を確認したい場合は、労働基準監督署または顧問の社会保険労務士にご相談ください。
当事務所（行政書士）がご案内できるのは、建設業法にもとづく帳簿・図書・施工体制台帳の整備までです。ただし、安全書類全体の整理でお困りの場合は、必要に応じて社会保険労務士と連携したご案内も可能です。
保管期間はいつから数える？
もう一つ、間違えやすいのが「いつから数えるか」です。
契約した日でも、決算日でもありません。自社が請け負った工事の目的物を引き渡した日が起算日になります（建設業法施行規則第28条）。
💡 条文は引渡しの相手を限定していません。ですので下請の立場なら、自社の注文者（元請）に引き渡した日が起点です。元請が施主へ最終的に引き渡した日ではありません。
工事が終わって引き渡しが済んだ時点から、カウントが始まると考えてください。この引渡し時を起点とする考え方は、帳簿（5年・10年）にも、営業に関する図書（10年）にも共通です。
ただし、帳簿については例外があります。請負契約にもとづく債権や債務が、引き渡しとは別の形で消滅した場合は、その消滅した時点（同規則第28条第1項）から数えます。契約トラブルなどで通常の引き渡しの形にならなかった場合は、記録を残したうえで専門家に確認することをおすすめします。
保管方法の実務ポイント
法律で決まっているのは「何年保管するか」までで、「どう保管するか」の細かい方法までは決められていません。とはいえ、実務ではちょっとした工夫で管理がぐっと楽になります。
- 工事ごと・年度ごとにファイリングする：あとから「あの工事の分は？」と探すときに、書類の種類別より探しやすくなります
- 住宅新築工事の分だけ別置きにする：10年保管が必要な分を、5年保管の分と混ぜないための工夫です
- 退職した作業員の名簿もすぐには捨てない：その人が関わった工事の帳簿・台帳の保管期間が終わるまでは、名簿もあわせて残しておくと安心です
- 担当者が変わっても迷わないよう、ラベルに保管期限を書いておく
一定の要件を満たせば、帳簿や図書を電子データで保存することも認められています（建設業法施行規則第26条第6項〜第8項）。ただし、必要なときにすぐ確認できる状態にしておくなど、いくつかの要件があります。電子化を検討する場合は、事前に当事務所へご相談ください。
保管を怠るとどうなる？
帳簿（規則が定める添付書類を含みます）と営業に関する図書の保存義務を守らないと、建設業法違反にあたります。具体的には、次のようなケースが違反です。
- 営業所に帳簿がそもそも備え付けられていない
- 帳簿に記載すべき事項を記載していない
- 帳簿に虚偽の記載をした
- 帳簿や添付書類・図書を、決められた期間（5年・10年）保存していない
🚨 これらに該当すると、10万円以下の過料に処されます（建設業法第55条第5号）。「過料」は刑罰ではありませんが、法律違反として金銭的な制裁を受けることに変わりはありません。
さらに、法律違反があった場合は、許可行政庁から指示を受けることがあり（建設業法第28条第1項）、指示に従わない場合や違反の内容によっては、1年以内の期間を定めた営業停止を命じられることもあります（同条第3項）。実際に停止処分になるかどうか、期間が何日になるかは、国土交通省の監督処分基準にもとづいて個別に判断されるため、この記事では具体的な日数までは断定しません。
さらに実務面では、行政庁の立入検査を受けることがあります。許可行政庁の職員は、営業所などに立ち入って帳簿書類その他の物件を検査できるとされています（建設業法第31条第1項）。また経審（経営事項審査＝公共工事の入札に参加するために必要な、会社の経営状況の評価のこと）では、過去の工事実績を裏づける資料の確認を求められます。書類が揃っていないと、手続きが滞る原因になります。決算変更届の提出状況とあわせて、日頃から整理しておくと安心です。
心配な点があれば、早めにご相談ください。
よくある質問（FAQ）
保管期間を過ぎたら、すぐに捨ててもいいですか？
建設業法上の保存義務は、期間が過ぎれば終了します。ただし、請負契約書や見積書などには、税務・会計など別の法律にもとづく保存義務が残っていることがあります。廃棄する前に、顧問税理士にもご確認ください。経審や許可更新の資料として使うこともあるため、余裕をもって保管しておくと安心です。具体的に何年残すか迷う場合は、一度ご相談ください。
個人事業主（一人親方）でも保管義務はありますか？
帳簿の備付け・保存義務は、建設業許可を受けている事業者に課されるものです。許可事業者であれば、法人・個人を問わず対象になります。ご自身が許可事業者にあたるか、そもそも許可が必要かどうか迷う場合は、建設業許可の取り方から確認してみてください。
書類が見つからない・一部しか残っていない場合はどうすればいいですか？
まずは現在残っている書類を種類ごとに仕分けし、どこから欠けているかを把握することが第一歩です。更新申請や経審が近い場合は特に、早めの棚卸しをおすすめします。
建売業者から請け負った住宅の新築工事も、帳簿は10年ですか？
いいえ、原則どおり5年です。10年になるのは「発注者（宅地建物取引業者を除く）と締結した住宅を新築する建設工事」に係るものだからです（建設業法施行規則第26条第1項第3号かっこ書。このかっこ書きは同規則第28条にも及びます）。建売・分譲を手がける宅建業者が発注者の場合は、この10年の対象から外れます。判断に迷う場合はご相談ください。
まとめ：安全書類の保管期間
- 「安全書類」は1つの書類ではなく、複数の書類の束の呼び名。束の中でも書類ごとに保管期間が違う
- 建設業法上の帳簿は原則5年、住宅を新築する工事は10年（10年になるのは発注者が宅建業者でない場合。建売・分譲業者から請け負った住宅新築工事は5年）
- 「営業に関する図書」（完成図・打合せ記録・施工体系図・見積書・見積前の打合せ記録の5種類＝限定列挙）は10年保存。ただし対象範囲は、施工体制台帳を作る事業者・元請・下請という事業者の立場によって変わる
- 施工体制台帳は帳簿の一部として5年（住宅新築は10年・宅建業者発注は5年）。作業員名簿・再下請負通知書も、実務上はあわせて保管するのが安全
- 起算日は自社が請け負った工事目的物の引渡しの日（下請なら注文者＝元請への引渡し日。帳簿は、契約上の債権債務が別の形で消滅した場合、その消滅日）
- 労働安全衛生法にもとづく書類は建設業法とは別の法律が根拠で、書類ごとに扱いが異なる（社会保険労務士の専門分野）
- 保管を怠ると10万円以下の過料の対象になり、指示・営業停止処分に発展することもある。無許可の一人親方に法令上の保存義務はないが、元請の求めに応じた書類は元請の保管期間に合わせて残すと安心
書類ごとに違うルールを、担当者お一人で正確に把握し続けるのは簡単ではありません。「うちの保管ルール、これで合っているか不安」という場合は、一度確認されることをおすすめします。
📢 保管ルールに不安があれば、お気軽にご相談ください
「今ある書類、いつまで残しておけばいいかわからない」
「施工体制台帳の作り方から相談したい」
まずは今お手元にある書類を一式見せていただくだけでも構いません。それをもとに、何を・いつまで・どう保管すればよいかを整理します。労働安全衛生法にかかわる部分は、必要に応じて社会保険労務士とも連携してご案内します。😊
料金の目安は料金ページでご確認いただけます。
📞 お電話：0463-57-8330（平日9:00〜18:00）
💬 LINEで相談：友だち追加はこちら
✉️ メールで相談：お問合せフォーム
やさしい行政書士事務所
代表行政書士 宮本 雄介
〒257-0003 神奈川県秦野市南矢名2123-1 オレンジハイツ今井2E
秦野市・伊勢原市・平塚市・厚木市・小田原市ほか神奈川県央・県西部に対応
この記事の執筆・監修
やさしい行政書士事務所 代表行政書士 宮本 雄介
神奈川県秦野市を拠点に、建設業許可・経営事項審査（経審）を中心に、神奈川県央エリアの建設業者様のご相談に対応しています。
参考・出典
- 建設業法 第40条の3（帳簿の備付け等）
- 建設業法施行規則 第26条（帳簿の記載事項等／第1項＝記載事項、第2項＝添付書類、第5項＝営業に関する図書、第6〜8項＝電磁的記録）
- 建設業法施行規則 第28条（帳簿及び図書の保存期間）
- 建設業法 第20条第1項（材料費等記載見積書）
- 建設業法 第55条第5号（過料）、第28条（指示及び営業の停止）
- 建設業法 第31条第1項（報告徴収及び立入検査）
- 建設業法 第24条の8（施工体制台帳及び施工体系図の作成等）
- 公共工事の入札及び契約の適正化の促進に関する法律 第15条（施工体制台帳の作成及び提出等）
- 社会保険労務士法 別表第一
※この記事は2026年9月3日時点の条文（e-Gov法令検索で確認した現行版）に基づいています。法令は改正されることがありますので、実際の取り扱いにあたっては最新の条文および管轄行政庁の案内をご確認ください。労働安全衛生法にもとづく書類の保存年数については、労働基準監督署または社会保険労務士にご確認ください。個別の会計・税務処理については顧問税理士にご相談ください。
